Errores comunes al usar tarjetas de crédito en la industria de construcción
En el mundo de la construcción en Puerto Rico, es común que el dueño de la empresa utilice tarjetas de crédito —personales o del negocio— para cubrir materiales, herramientas, sueldos, combustible y más. Pero lo que empieza como algo práctico puede convertirse en una pesadilla contable.
Hoy te compartimos los errores más comunes al usar tarjetas de crédito en este sector y cómo puedes evitarlos para mejorar tu contabilidad, cumplir con Hacienda y tener claridad en tus finanzas.
1. Usar tarjetas personales sin registro
Es el error más común: comprar materiales con una tarjeta personal sin registrar el gasto correctamente. ¿El problema?
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No hay evidencia clara del gasto.
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Hacienda puede rechazar la deducción si no se demuestra relación con el negocio.
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Complica el AUP 19-14 si no está bien documentado.
Solución:
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Registra los gastos en QuickBooks y sube una copia digital del recibo.
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Añade una breve nota del proyecto al que corresponde.
2. Mezclar gastos personales y de negocio
Cuando usas la misma tarjeta para comprar cemento en Home Depot y luego cenas en un restaurante, complicas todo el proceso de conciliación y categorización contable.
Esto puede:
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Inflar artificialmente los gastos de negocio
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Provocar errores en las planillas
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Hacerte fallar una auditoría o un informe AUP
Solución:
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Usa tarjetas separadas.
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Si usas la misma, asegúrate de separar y etiquetar cada gasto correctamente con respaldo.
3. No clasificar los gastos por proyecto
En la construcción, cada proyecto tiene su rentabilidad. Si no asignas los gastos correctamente, no sabes cuál obra te está dejando pérdidas.
Solución:
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Usa QuickBooks Online con “Classes” o “Projects”.
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Registra cada gasto con su proyecto correspondiente.
4. No guardar evidencia digital
Hacienda puede rechazar deducciones si no hay evidencia. Si usas la tarjeta pero no guardas el recibo o la factura, estás en riesgo.
Solución:
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Usa apps para digitalizar recibos desde el celular.
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Guarda todo en Google Drive, QuickBooks o Dropbox.
5. No revisar los estados de cuenta
Muchos dueños delegan las compras pero no revisan el estado de cuenta. Esto puede abrir la puerta a:
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Doble facturación
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Cargos indebidos
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Compras no autorizadas
Solución:
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Revisa los estados mensualmente y compáralos con tus registros contables.
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Establece políticas internas para compras con tarjetas.
✅ ¿Cómo te ayudamos?
En Nieves Advisor CPA ayudamos a empresas de construcción a:
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Establecer políticas financieras claras sobre el uso de tarjetas
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Organizar la contabilidad por proyecto en QuickBooks
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Preparar informes mensuales, IVU, nómina y el AUP 19-14
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Entrenar a tu equipo y supervisar el cierre contable mensual
✅ Conclusión:
Las tarjetas de crédito pueden ser una herramienta poderosa en la construcción, pero mal utilizadas, te cuestan dinero, tiempo y hasta una multa.
¿No estás seguro si lo estás haciendo bien?
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