Introducción:
En Puerto Rico, muchas empresas de construcción manejan cientos de transacciones al mes —materiales, mano de obra, subcontratistas, maquinaria, permisos— pero pocas llevan un sistema organizado por proyecto. Esto puede convertirse en un problema serio al momento de cumplir con el AUP 19-14 o enfrentar una auditoría del Departamento de Hacienda.
En este artículo, te explicamos cómo estructurar la contabilidad por proyecto y por qué es clave para proteger tus finanzas, mejorar tu rentabilidad y evitar sanciones.
1. ¿Qué es la contabilidad por proyecto y por qué es crucial?
Es un sistema que permite separar y analizar los ingresos y gastos de cada construcción individualmente. En vez de ver tu empresa como un solo bloque financiero, la miras como una colección de proyectos que deben ser rentables uno a uno.
Esto te permite:
- Saber si realmente ganas dinero en cada obra
- Evitar mezclar gastos personales y de negocio
- Cumplir con los requerimientos del AUP 19-14
- Tomar decisiones más rápidas (costo-beneficio en tiempo real)
2. ¿Cómo implementarlo si nunca lo has hecho?
Paso 1: Crear una estructura en QuickBooks Online
- Usa “Locations” o “Classes” para cada proyecto
- Registrar cada factura y gasto asignado correctamente
- Asegúrate de incluir mano de obra, subcontratistas, seguros y permisos
Paso 2: Separar cuentas bancarias o tarjetas por proyecto (si es posible)
Esto no siempre es viable, pero si puedes separar al menos por tipo de gasto (materiales vs operaciones generales), es un gran avance.
Paso 3: Digitalizar recibos
Sin evidencia, Hacienda no te permitirá deducciones. Usa apps como QuickBooks, Google Drive o simplemente la cámara del celular.
Paso 4: Limpieza contable (si ya está desorganizada)
Si llevas tiempo operando sin orden, lo primero es hacer un “clean up” o limpieza contable profesional para reorganizar el año fiscal.
3. ¿Qué errores debes evitar?
- Registrar todo como “gasto general” sin asignación al proyecto
- Mezclar tarjetas de uso personal con compras de materiales
- No guardar copia digital de facturas o recibos
- No llevar nómina correctamente registrada por proyecto
4. ¿Cómo te ayudamos desde Nieves Advisor CPA?
- Organizamos tu contabilidad por proyecto en QuickBooks Online
- Preparamos el AUP 19-14 con la evidencia necesaria
- Te damos adiestramiento a ti o a tu equipo
- Asumimos los cierres mensuales, nómina y cumplimiento
- Te ofrecemos servicios de CFO para ayudarte a planificar financieramente
Conclusión:
Organizar tu contabilidad por proyecto no es solo una buena práctica: es una necesidad legal y financiera. No hacerlo puede costarte miles en sanciones, pérdida de control y proyectos no rentables.
En Nieves Advisor CPA te ayudamos a estructurar tu empresa para que puedas construir con seguridad, claridad y resultados reales.